Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie funktioniert die automatische Belegerkennung mit x-pense-it? +

Sie fotografieren Belege einfach mit der Smartphone-Kamera ab. Die integrierte Gemini Vision KI analysiert das Bild vollautomatisch und extrahiert Betrag, Mehrwertsteuersatz, Datum und Händler in Sekundenschnelle. Lästiges manuelles Abtippen entfällt komplett.

Funktioniert die App auch ohne Internetverbindung (Offline-First)? +

Ja, absolut. x-pense-it wurde mit einer Offline-First-Architektur entwickelt. Sie können Belege im Flugzeug, im Ausland oder in Gebieten ohne Netzabdeckung problemlos fotografieren und erfassen. Sobald Ihr Gerät wieder online ist, werden die Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert.

Muss ich die Papierbelege nach dem Scannen aufbewahren? +

Nein. Durch die zertifizierte digitale Erfassung, die den strengen GoBD-Richtlinien entspricht, können Sie Ihre Papierbelege nach der Digitalisierung bedenkenlos vernichten. Das System speichert eine unveränderbare, revisionssichere Kopie in der deutschen Cloud.

Wie funktioniert der Manager-Freigabeprozess (Approve-Workflow)? +

Mitarbeiter können erstellte Spesenberichte mit einem Klick zur Prüfung einreichen. Zugeordnete Manager werden automatisch benachrichtigt, können alle Belege digital einsehen, kommentieren und den Bericht direkt auf dem Freigabebildschirm genehmigen oder ablehnen.

Sind meine Daten DSGVO-konform geschützt? +

Ja, der Schutz Ihrer Daten steht für uns an erster Stelle. Alle Spesendaten und Belegbilder werden verschlüsselt auf zertifizierten Servern der Google Cloud / Supabase in Frankfurt am Main (Deutschland) gehostet. Es erfolgt keine Datenübertragung in Drittstaaten.

In welchen Sprachen ist die Benutzeroberfläche verfügbar? +

Um internationale Teams optimal zu unterstützen, ist das gesamte Interface von x-pense-it in 10 Sprachen verfügbar, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Niederländisch.

Welche Preismodelle und Tarife gibt es? +

Wir bieten zwei Tarife an:
• Premium (für Selbstständige): 4,95 € / Monat für unbegrenztes KI-Belegscanning.
• Corporate (für Teams & Unternehmen): 8,95 € / Benutzer / Monat inklusive Firmenkreditkarten-Integration und Genehmigungsworkflow.
Beide Tarife können 30 Tage lang kostenlos getestet werden.

Kann ich Firmenkreditkarten mit der App verknüpfen? +

Ja, im Corporate-Tarif können Firmenkreditkarten nahtlos angebunden werden. Kartentransaktionen werden automatisch mit den fotografierten Belegen abgeglichen, was die Abrechnung von Ausgaben drastisch vereinfacht.